Cuentas de correos electrónicos

Puede administrar varias cuentas de correo electrónico entrantes y salientes en ERPNext. Estas perminten enviar documentos como facturas, cotizacion, o mails directamente desde el sistema.

Todos los correos electrónicos enviados desde el sistema, ya sea por el usuario a un contacto, notificaciones,etc, serán enviados desde una cuenta de correo electrónico saliente.

Hay dos opciones al momento de configurar un correo electrónico:

1- Servicios ofrecidos por ERPNext: Trae ciertas configuraciones para facilitar la integración con los siguientes correos: Gmail, Sendgrid, SparPost, Yahoo, Outlook.com, Yandex. 

2- Dominio propio: Cuando alguien tiene un dominio propio para su empresa, es muy probable que tenga configurado un servidor propio de correo.

1 - Servicios ofrecidos por ERPNext

En este caso, si tenemos que configurar un correo, con alguno de los servicios mencionado anteriormente, solo debemos agrear una nueva casilla de correo electrónico.

Nos dirigimos a CONFIGURACIÓN > CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO.

En el listado hay cuentas de ejemplo, podemos modificar una de ella, o simplemente agregar una nueva. Una vez dentro, en la opción 5 de la imagen, está el servicio a elegir, Gmail en este caso, y no se colocará dominio. Es muy probable que el sistema nos pregunte si queremos crear un nuevo dominio, en este caso le colocaremos que no.

1 - Dominio Propio

Si tenemos un servidor que no está dentro de los servicois de configuración rápido, como un dominio propio, debemos primero configurar el dominio. 

Nos dirigimos a CONFIGURACIÓN > DOMINIO DE CORREO ELECTRÓNICO.

Podrá configurar cuestiones servidor de entrada (pop o imap), servidor de correo saliente, límte de tamaño de correos adjuntos y más.

Aclaración: Es el mismo proceso que cuando configura una cuenta de correo en una aplicación de escritorio como Outlook o Thunderbird. Por lo cual si nunca configuro una cuenta en estas aplicaciones, recomendamos que seda este trabajo a alguein que tenga los conocimientos necesarios, o se contacte con nosotros.

Una vez configurado el dominio, podemos preceder a agregar una Cuenta de correo electrónico, al igual con la opción 1, y una vez llegado al paso 4, elegir el dominio que acabamos de crear, dejando vacía el selector de servicios.

A continuación se detalla para ambas opciones, las cuestiones generales de la pantalla de configuración de una Cuenta de Correo Electrónico.

1- Dirección de correo electrónico: Colocamos el correo electrónico a configurar. En el ejemplo vamos a configurar una cuenta Gmail. Si colocamos la opción "Utilizar ID de acceso de correo electrónico diferente", nos desplegará para colocar un ID (puede ser un nombre o un correo, dependerá de la configuración que tenga el usuario para loguearse), donde el usuario utiliza la cuenta de correo que estamos si configurando, pero se loguea con otra cuenta de correo para ingresar al sistema.

2- Contraseña: Colocaremos la contraseña dle correo a configurar. Algo que suele suceder es que al guardar diga que el usuario o la contraseña sin incorrectos. Un tip es cambiar la contraseña del correo, colocar la nueva contraseña, y volver a guardar.

3- Aguardar la contraseña: Esto permite que una sola persona, por ejemplo del área sistemas deje todas las cuentas configuradas, y otra persona entrar y solo colocar la contraseñ para empezar a utilizarlas.

4- Dominio: Si es una cuenta con dominio propio, eligiremos el dominio que hayamos creado.

5- Servicios: Si configuramos una de las cuentas que aparecen en el selector, simplemente seleccionamos la opción y nos va a traer configuraciones predeterminadas.

6- Habilitar correo entrante: Esta opción habilitará los correos entrantes, configurando una bandeja de correo dentro del erp, que luego hay que asociar al usuario. No recomendamos todavía esta opción a ya que tiene algunos bugs y la opción principal sería para utilizar de forma completa el CRM.

7- Habilitar correos saliente: Al colocar esta opción se nos desplegaran las configuraciones de un correo saliente, autocompletas por el servicio que hayamos elegido, o el dominio que hayamos creado.

8- Cambiar configuraciones salientes: nos permite revisar y cambiar en todo caso si necesitamos algún apartado distinto para la configuración de los correos salientes.

9- Predeterminados para los correos salientes: Si tilda esta casilla, esta cuenta será utilizada para todos las notificaciones, correos de errores y campañas de marketing de ERPNext.

Atención: Recuerde que para cuentas normales, Gmail, Outlook, o dominios propios, tienen limitaciones diarias, es recomendable si va a manejar grandes volúmenes, un mail transaccional como mandril o sendgrid.

10- Cuenta remitente: Si tilda esta casilla, no mirará la cuenta que tenga configurado cada usuario, para que le respondan a esa casilla, colocará siempre responder a este correo. 

11- Darse de baja: Está opción es para las campañas de marketing.

12- Agreagar firma: Agrega la firma que tiene el la persona que está logueada en Usuario, y sino busca la firma general en Configuraciones Globales.

13- Agregar respuesta automática: Se deplegará un cuadro de texto para que coloque una respuesta automática cada vez que el envíen un correo.

14- Piede de Página: Puede agregar un texto, que es distinto a la firma, para todos los correos que salen de esta cuenta. Por ejemplo: "no imprima este correo, ayude al medio ambiente".

15- Este punto es una referencia a un mensaje que aparece cuando configuramos cuentas gmail. Nos llevará a un enlace de ayuda, y luego podremos seleccionar un link que si estamos logueados con nuestra cuenta de Gmail, tendremos que habilitar la opción de "permitir aplicaciones menos seguras". Esto es obligatorio para las cuentas Gmail.

Hay casos, que por incompatibilidad del servidor de correo, o simplemente porque se realizan actualizacioens de servicio, y no así en el código interno de ERPNext, donde simplemente no funcionana. Sientase libre de contactarse con nosotros para ver algúna opción alternativa como un mail transnacional.